В России с две тысячи пятнадцатого года учреждено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Сейчас сведения о всех постояльцах (внезависимости от гражданства) заведение направляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение подобного обязательства грозит достаточно ощутимым взысканием - до трехсот тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам вправе выбирать метод передачи данных. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Между тем в условиях инновационного информационного оснащения всех предприятий сложно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет оформляться вручную. Помимо того, необходимо иметь в виду, что данные должны быть актуальными, другими словами для гарантирования своевременной передачи отчетности о постояльцах компания вынуждена будет иметь курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Поэтому, почти что все гостиницы вынесли решение осуществлять электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было подготовлено несколько специальных программных продуктов.
В большинстве случаев руководящая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, позволяющими автоматизировать процедуру оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность уменьшить время на поселение в несколько раз. Личный состав гостиницы обучен работе с данными программными продуктами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Вместе с тем изучение нового программного продукта множественным персоналом - достаточно непростая процедура. Производители специализированной программы для отправки данных о постояльцах контур фмс предлагают эффективное решение. Оператору не требуется вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже имеется на вооружении менеджеров гостиницы. Подобный процесс совершается очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощнейшие серверы, какие группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. Одновременно с этим хозяйственный субъект, направивший сведения в фмс имеет постоянный доступ к данным, которые касаются их постояльцев. Кроме того у гостиниц сегодня есть возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
